Externalisation de saisie comptable : les 12 règles d’or

externalisation de saisie comptable

Externalisation de saisie comptable : les 12 règles d’or 

L’ externalisation de saisie comptable est un process en étroite relation avec les experts comptables.

 

Tout d’abord il est important de souligner que notre centre d’ externalisation de saisie comptable ou nos confrères en immense majorité ne font pas de comptabilité certifiée (les opérations de fin d’année).

La majorité des clients en direct faisant appel à nos services le font souvent sous couvert de leur expert comptable (ou sont directement des cabinets d’expertise comptable)  qui préfèrent déléguer ce type de taches répétitives et sans aucune valeur ajoutée pour leur cabinet à un prestataire externalisé, low cost et expérimenté.

Les opérations comptables comme les amortissements, provisions et l ‘établissement des comptes de fin d’année (Bilan, compte de résultat) et les conseils restent le domaine des experts comptables en France, Belgique ou Suisse (constituant d’ailleurs la majorité de notre clientèle).

L’intérêt d’externaliser sa comptabilité en offshore : le coût

 

Tout l’intérêt d’externaliser la saisie comptable sur un centre comme le notre est de bénéficier de coût très bas pour la partie saisie de lignes comptables et rapprochement.

En comparaison avec le meme type de travail réalisé en France, vous obtiendrez un tarif environ 3 à 4 fois inférieur : 0,15 à 0,17 euro la ligne lettrée et rapprochée avec nous à Madagascar contre 0,60 à 1 Eur en Europe (prix similaire en France, Belgique et Suisse).

Les différents type d’externalisation de saisie comptable

La sous traitance comptable intégrale

Cette prestation représentant 80 % des dossiers implique une parfaite connaissance du plan comptable général pour l’imputation des écritures.

De manière générale :

Les logiciels utilisés sont des logiciels de comptabilité pure type SAGE, EBP, quickbooks, yooz, des SAAS (en ligne). La saisie des écritures doit être effectuée par des comptables expérimentés car la catégorisation des pieces doit suive rigoureusement le plan comptage général.

La comptabilité générale à Madagascar utilisant les memes normes qu’en France, Belgique et Suisse, nous avons des comptables certifiés de niveau équivalent.

 les opérations de lettrage et rapprochement bancaire sont systématiques.

Le client type est en grande majorité des cabinets comptables voulant sous traiter une partie de leur production (multi-clients), départements comptables de grosses PME & grands groupes. 

Ce type de prestation est facturée à l’heure ou à la ligne lettrée et rapprochée selon les cas.

La sous traitance comptable simplifiée 

Par sous traitance comptable simplifiée nous parlons d’une sous traitance des factures  (90 % des dépenses) vers des logiciels de gestion commerciale SAAS qui ne sont pas à proprement parlé des logiciels comptables : type Artinove, Notilus, Idylis etc…

Ces logiciels permettent un enregistrement simple des flux (ventes et achats) sans forcement les catégoriser d’un point de vue comptable (norme comptable avec plan comptable). Ce type de prestation représente 20 % des dossiers.

la majorité des flux sont des factures d’achats et tickets (dépenses quotidiennes)  avec :

Catégorisation de la facture selon des catégories pré-établies
– Enregistrement des montants
– Enregistrement du fournisseur
– Date d’échéance
– En option liaison ou non vers la facture numérique (PDF ou autres).

En général

– Il n’y a pas de lettrage (rapprochement bancaire)
– Les documents numériques sont soit des factures PDF soit des images prises sur un smartphone (tickets de caisse)
– Les volumes habituels d’une PME vont de 50 à 200 pièces par mois
– La TPE/PME cliente doit générallement être équipée d’un scanneur
– Le logiciel doit obligatoirement être un logiciel en ligne (SAAS) avec login/pass fourni
– Ce type d’opération peut être fait par un opérateur n’ayant pas forcement des connaissances comptables pointues 

La prestation coute entre 100 et 200 euros par mois selon les volumes et options.

  • Voici les 12 règles d’or à respecter pour une externalisation de saisie comptable réussie.

Chez le client

 

  • 1 Une procédure stricte du flux des documents (numérotation et envoie des documents par FTP sécurisé / tri et classement des dossiers en amont).
  • 2 Une procédure claire pour l’imputation des pièces selon un plan comptable précis suivant le plan général ou ayant des normes spécifiques à respecter.
  • 3 Un interlocuteur disponible par email ou skype rapidement (surtout au départ).
  • 4 Une compréhension et acceptation des différences culturelles pouvant engendrer au départ des incompréhensions vite résolues avec un peu de patience.
  • 5 Une volonté forte en INTERNE d’externalisation avec une formation vers les collaborateurs

Un prestataire

 

  • 6 Ayant une expérience significative de la saisie comptable et de manière générale un expert de l‘externalisation offshore de saisie de données.
  • 7 Pouvant facilement gérer des pics de production (saisonnalité)
  • 8 Disponible avec un ou plusieurs chef(s) de projet(s) attribué(s)
  • 9 Ayant des tarifs dans la norme du secteur garant d’une qualité de procédure interne.
  • 10 Ayant une antenne en Europe
  • 11 Ayant des normes de sécurité strictes concernant les données
  • 12 A l’idéal proposant une facturation à l’acte ou donnant des garanties de productivité par contrat (SLA) dans le cas de facturation à l’heure.

 

Intéressé ? Checker Notre prestation de sous traitance de saisie comptable externalisée, notre centre d’externalisation de saisie comptable est situé à Antananarivo, Madagascar il offre l’avantage d’un coût inférieur au Maroc ou à la Tunisie tout en ayant un système comptable équivalent à l’Europe fracophone. 
Stephan Oworkers

15 years experiences in managing multi outsourcing processes in different countries.

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