Externalisation de saisie comptable : les 12 règles d’or
L’intérêt d’externaliser la saisie et tenue comptable en offshore.
En comparaison avec le meme type de travail réalisé en France, vous obtiendrez un tarif environ 3 à 4 fois inférieur
Deuxieme interet : la flexibilité et la prise en charge rapide
Nous pouvons commencer une prestation de sous traitance en moins de 10 jours ouvrés.
L’externalisation de saisie comptable : La sous traitance de saisie et tenue comptable
De manière générale :
– Les logiciels utilisés sont des logiciels de comptabilité pure type SAGE, EBP, quickbooks, yooz, des SAAS (en ligne). La saisie des écritures doit être effectuée par des comptables expérimentés car la catégorisation des pieces doit suivre rigoureusement le plan comptage général.
– les opérations de lettrage et rapprochement bancaire sont systématiques.
– Le client type est en grande majorité des cabinets comptables voulant sous traiter une partie de leur production (multi-clients), départements comptables de grosses PME & grands groupes.
Type de prestation est facturée à l’heure
Le traitement. des factures d’achats.
sous traitance de saisie de factures vers des logiciels de gestion commerciale SAAS qui ne sont pas à proprement parlé des logiciels comptables : type Artinove, Notilus, Idylis etc…
Ces logiciels permettent un enregistrement simple des flux (ventes et achats) sans les catégoriser d’un point de vue comptable.
la majorité des flux sont des factures d’achats et tickets (dépenses quotidiennes) avec :
– Catégorisation de la facture selon des catégories pré-établies
– Enregistrement des montants
– Enregistrement du fournisseur
– Date d’échéance
– En option liaison ou non vers la facture numérique (PDF ou autres).
En général
– Il n’y a pas de lettrage (rapprochement bancaire)
– Les documents numériques sont soit des factures PDF soit des images prises sur un smartphone (tickets de caisse)
– Les volumes habituels d’une PME vont de 50 à 200 pièces par mois
– Le cabinet doit générallement être équipé d’un scanneur
– Le logiciel doit obligatoirement être un logiciel en ligne (SAAS) avec login/pass fourni
– Ce type d’opération est fait par un opérateur n’ayant pas forcement des connaissances comptables pointues
Les 12 règles d’or à respecter pour une externalisation de saisie comptable réussie.
Chez le client
- 1 Une procédure stricte du flux des documents (numérotation et envoie des documents par FTP sécurisé / tri et classement des dossiers en amont).
- 2 Une procédure claire pour l’imputation des pièces selon un plan comptable précis suivant le plan général ou ayant des normes spécifiques à respecter.
- 3 Un interlocuteur disponible par email ou skype rapidement (surtout au départ).
- 4 Une compréhension et acceptation des différences culturelles pouvant engendrer au départ des incompréhensions vite résolues avec un peu de patience.
- 5 Une volonté forte en INTERNE d’externalisation avec une formation vers les collaborateurs
Un prestataire
- 6 Ayant une expérience significative de la saisie comptable et de manière générale un expert de l‘externalisation offshore de saisie de données.
- 7 Pouvant facilement gérer des pics de production (saisonnalité)
- 8 Disponible avec un ou plusieurs chef(s) de projet(s) attribué(s)
- 9 Ayant des tarifs dans la norme du secteur garant d’une qualité de procédure interne.
- 10 Ayant une antenne en Europe
- 11 Ayant des normes de sécurité strictes concernant les données
- 12 A l’idéal proposant une facturation à l’acte ou donnant des garanties de productivité par contrat (SLA) dans le cas de facturation à l’heure.